Personalepolitik

Hent fil: Personalepolitik for Store Magleby Kirke i pdf

1. Forord

St. Magleby Menighedsråd har vedtaget denne personalepolitik efter forslag udarbejdet af repræsentanter for medarbejderne sammen med menighedsrådets kontaktperson. Formålet er at informere nuværende og kommende medarbejdere, hvilke mål og værdier, menighedsrådet har for personalets arbejde. Samtidig har vi medtaget en række praktiske oplysninger om forhold af betydning for personalet og nye medarbejdere. Det drejer sig om konkrete regler, goder og forpligtelser for personalet, og politikken afspejler den arbejdskultur, vi har og ønsker at fastholde og videreudvikle.
Vi håber, at tankerne bag personalepolitikken i det daglige bliver oplevet som udtryk for den glæde, vi alle føler, der er og skal være på arbejdspladsen ”St. Magleby Kirke”.  En glæde for medarbejderne, sognets medlemmer og brugere af kirken.
Personalepolitikken skal forelægges menighedsrådet mindst hvert fjerde år.

2. Målsætning

Det er vores målsætning, at medarbejderne møder St. Magleby Sogns menighed og andre brugere af St. Magleby Kirke og Kirkegård med en professionel indstilling til arbejdet, en imødekommenhed, venlighed og forståelse i glæde som i sorg. Vi ønsker, at menigheden møder kompetente medarbejdere, der udviser glæde og stolthed ved at arbejde i St. Magleby Kirke. St. Magleby Kirke skal være en attraktiv arbejdsplads, hvor der er et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Der skal være en god kommunikation mellem menighedsrådet og medarbejderne, og alle skal tage vare på og vise hensyn til hinanden og udføre arbejdet på bedst mulig måde. Inden for de forskellige arbejdsopgavers naturlige rammer skal medarbejderne have en udstrakt grad af selvstændighed og frihed i opgaveløsningen. Det er vigtigt, at der råder en udbredt samarbejdsånd på arbejdspladsen.
Arbejdspladsen har mange meget forskellige arbejdsopgaver. Det gør det endnu vigtigere, at der er den fornødne fleksibilitet i arbejdets tilrettelæggelse, og at medarbejderne har den fornødne holdning til at hjælpe andre ansatte, hvor dette er muligt.

3. Arbejdsforhold og -kultur

Hvem og hvordan ansætter vi?
Ved enhver ansættelse lægges der i den samlede vurdering vægt på:
  • Faglige kvalifikationer i forhold til stillingens indhold
  • Effektivitet og stabilitet
  • Evne til at samarbejde
  • Positiv holdning til kvalitet og service
Inden stillingsopslag skal en stillings indhold (gen)vurderes og en aktuel beskrivelse af stillingens indhold og krav skal udarbejdes. Samtidig skal stillingens lønmæssige placering fastlægges og evt. forhandles. Forretningsudvalget har i samarbejde med kontaktpersonen ansvaret herfor.
Stillingsopslag skal indeholde konkrete oplysninger om stillingens indhold og vilkår. Der skal henvises til gældende personalepolitik, og ansøgningsfrist skal være på mindst 3 uger. Ansøgere skal have kvittering for deres ansøgning, og ansøgere som indkaldes til samtale, skal have orientering om proceduren ved ansættelsen. Ansøgere, som ikke ansættes, skal have begrundet afslag senest 1 uge efter stillingsbesættelse. Ved besættelse af faste stillinger nedsætter menighedsrådet et ansættelsesudvalg på 3 medlemmer, hvoraf kontaktpersonen er den ene. Medarbejderne vælger herudover en repræsentant til ansættelsesudvalget. Udvalget står for udarbejdelse af forslag til stillingsbeskrivelse og opslag som skal godkendes af menighedsrådet. Udvalget udvælger, hvem der skal til samtale, gennemfører samtalerne og indstiller herefter til menighedsrådet. Der skal indstilles 2-3 ansøgere i prioriteret rækkefølge baggrund af samtalerne, ansøgernes personlige og faglige kvalifikationer og indhentede referencer. Referencer indhentes efter aftale med ansøgerne, der samtidig gøres opmærksom på, at der indhentes straffeattest samt børneattest før ansættelse. Kontaktpersonen vurderer disse attester.
I løbet af prøvetiden foretager kontaktpersonen sammen med en relevant arbejdskollega den nødvendige evaluering og indstiller til menighedsrådet vedr. fastansættelse. Vikariater besættes af kontaktpersonen i samarbejde med den evt. nærmeste overordnede og/eller en kollega. Alle, der deltager i ansættelsesproceduren, har tavshedspligt jfr. Lov om offentlig forvaltning.
Hvordan modtager vi en ny medarbejder?
Vi ønsker, at en ny medarbejder hurtigst muligt får kendskab til arbejdspladsen St. Magleby Kirke og får et nært tilhørsforhold og bliver glad for at arbejde her. Ved ansættelsen starter et introduktionsforløb i stillingens opgaver og arbejdspladsens mangfoldighed. Kolleger medvirker mest muligt. Personalepolitikken udleveres skriftligt og gennemgås af kontaktpersonen. Det er vigtigt, at den nye medarbejder fra starten erfarer og forstår stedets arbejdskulturer og hvilke rettigheder og pligter samt regler, der er på arbejdspladsen. Introduktionsforløbet evalueres senest 2 måneder efter ansættelse, og mangler udbedres.
Hvordan sørger vi for medarbejdernes udvikling?
Kontaktpersonen tilbyder udviklingssamtaler med hver enkelt fastansat medarbejder hvert år. Samtalen afholdes på et aftalt tidspunkt i arbejdstiden og samtalernes forløb og indhold er fortrolige. Der lægges vægt på trivsel og udvikling, nuværende og fremtidige arbejdsopgaver samt medarbejderens kompetenceudvikling såvel personlig som faglig. Der udarbejdes skriftlige konklusion på samtalerne og evt. aftaler indgået ved disse. Der opstilles efter behov i et samarbejde mellem den enkelte medarbejder og kontaktpersonen et efter- og videreuddannelsesprogram, relevant for medarbejderens arbejde. Menighedsrådet vil efter mulighed støtte deltagelse i sådanne programmer. Der gives tjenestefri og løn under uddannelse og dækning af kursus og (billigste) transportudgifter (tid/kr.) Vi vil give alle medarbejdere førstehjælpskurser samt kursus ved hjertestop og holde disse færdigheder ved lige. Der afholdes regelmæssige brand- og evakueringsøvelser.
Hvornår kan man få orlov?
Vi siger ikke på forhånd nej til orlov, hvis en sådan kan medvirke til en personlig eller faglig udvikling af medarbejderen. Men der tages hensyn til, hvordan arbejdet kan udføres i orlovsperioden og de andre medarbejderes afhængighed af samarbejdet med den pågældende. Rådighedskontrakter med f.eks. Beredskabstjenesten, forsvaret og hjemmeværnet vil blive respekteret og orlov vil blive givet ved udsendelse. Orlov i forbindelse med barsel og adoption for såvel mænd som kvinder vil altid blive positivt behandlet.
Hvornår kan man få fri fra arbejde?
Der gives tjenestefrihed med løn i en række tilfælde:
  • Eget jubilæum (10, 25,40 år). Ved fridag gives dagen efter fri. Ved deltagelse i begravelse i den nærmeste familie efter aftale med kontaktperson.
  • Ved eget bryllup gives fri på selve dagen og dagen efter, hvis disse ikke er fridage.
  • Ved sølv- og guldbryllup på selve dagen, hvis denne ikke er en fridag.
  • Ved børns, forældres eller svigerforældres sølv- eller guldbryllup på selve dagen, hvis denne ikke er fridag
  • Ved børns og børnebørns dåb og konfirmation på selve dagen, hvis denne ikke er en fridag.
  • Ved flytning fra en helårsbolig til en anden, såfremt det ikke er en fridag.
  • Ved deltagelse i særligt kirkeligt arbejde uden løn efter aftale med kontaktperson og nærmeste leder.
  • 1. Maj, grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag, hvis medarbejderen ikke er tjenstlig forpligtet.
  • I forbindelse med alvorlig sygdom i nærmeste familie kan der i særlige tilfælde i en kortere periode gives frihed med løn efter aftale med kontaktpersonen, ligesom der gives frihed uden løn i forbindelse med kommunalt plejevederlag til medarbejdere, som ønsker at pleje nærstående døende.
  • Til fagligt arbejde i henhold til gældende overenskomster.
Hvilke goder har medarbejderne?
En medarbejder kan låne graverboligen til private fester i forbindelse med mærkedage i den nærmeste familie efter aftale og med egen rengøring og ansvar for inventar m.v. En medarbejder kan låne service og stole i forbindelse med mærkedage i den nærmeste familie efter aftale og med egen rengøring og ansvar for det lånte. En medarbejder kan efter aftale med kirkegårdslederen låne traileren, hvis den er ledig og med egen rengøring og ansvar for det lånte. Efter aftale kan der stilles hjemmePC til medarbejderens rådighed, hvis det er i tjenestens tarv. Samtidig betales for opkobling til internet. Hvis det er aftalt med kontaktpersonen og ønsket af medarbejderen, kan PC, mobiltelefon m.v. købes af kirken og beløbet trækkes i lønnen efter gældende regler.
Hvordan gør vi det lettere og sjovere i det daglige arbejde?
Medarbejdere kan benytte eget køretøj eller offentlige transportmidler ved tjenestekørsel inden for Sjælland. Bruges eget køretøj gives refusion til statens høje takst. Uden for dette område, dækkes udgifter til transport med beløb for billigste offentlig transport, medmindre der i særlige tilfælde er aftalt andet. Vi vil have fokus på investeringer i ny teknologi såvel til administrativt som praktisk brug i kirke, kontor og på kirkegården. Vi vil være åbne for at benytte hjælp fra konsulenter.
Hvordan vil vi hjælpe til et lavt sygefravær?
Sikkerhed ved udførelse af arbejdet såvel på kontor, i kirken som på kirkegården skal iagttages af alle medarbejdere. Påbudte hjælpemidler skal bruges, men vi forventer også omtanke, så fysisk arbejdsbetinget sygdom eller skader undgås. Vi vil søge at give alle de bedste ergonomiske redskaber og redskaber som modvirker skader f.eks. skærmbriller, sikkerhedsudstyr m.v. Vi vil ikke have alkohol i arbejdstiden, bortset fra ved særlige lejligheder og efter særlig aftale med kontaktpersonen, men vi giver støtte til en medarbejder, der har problemer med for megen alkoholindtagelse. Der må ikke ryges på arbejdet indendørs. Indtagelse af euforiserende stoffer er ikke tilladt. Man heller ikke må møde påvirket på arbejdet.
Gravide medarbejdere skal der tages hensyn til, hvis der er behov for det, således hun kan forblive i arbejde længst muligt. Ved sygdom, hvor der forventes et længere fravær, eller når det vurderes hensigtsmæssigt, eller senest 4 uger efter 1 sygedag afholder kontaktpersonen med medarbejderen en sygefraværssamtale, hvor man søger at afdække, om sygdommen kan skyldes forhold på arbejdspladsen, som der kan ændres på. Man skal også afklare, om der er arbejdsopgaver, medarbejderen kan varetage i sygeperioden under hensyntagen til de begrænsninger sygdommen medfører.
Hvis medarbejderen ikke forventer at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger efter første fraværsdag, kan medarbejderen anmode om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan. Den beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvist tilbage.
Hvordan kommunikerer vi sammen?
Udover de fastsatte medarbejdermøder vil kontaktpersonen løbende fortælle medarbejderne om, hvad der drøftes og besluttes i menighedsrådet. Kontaktpersonen vil også løbende orientere om andet, som kommer enten fra provsti, stiftet eller ministeriet. Referater fra menighedsrådets møder bør alle læse, og medarbejdernes repræsentant støtter denne kommunikation.  Dette kan ske skriftligt til alle eller ved det daglige morgenmøde, som også benyttes til, at medarbejderne indbyrdes fortæller om deres arbejde, hvad der er på vej, og hvad man har lært og erfaret på kurser og til møder. På et månedligt møde, hvor præsterne også deltager (kalendermødet) registreres, hvad der sker i kirken, og hvilke møder og aktiviteter, der er planlagt.
Er man utilfreds med noget eller med en kollega, er vi loyale overfor hinanden og snakker ikke bag om ryggen, men går direkte til vedkommende med sin utilfredshed og præsenterer denne på en åben og positiv måde. En medarbejder kan altid benytte kontaktpersonen i sådanne tilfælde, som dog kun vil gå videre med sagen i åbenhed de involverede imellem. Menighedsrådet vil bortset fra helt særlige tilfælde ikke diskutere enkelte medarbejderes forhold, uden den pågældende først har været orienteret og har haft mulighed for at give sin udtalelse herom. Sådanne drøftelser vil altid være på lukkede møder uden adgang for offentligheden.
Menighedsrådsmedlemmers spørgsmål eller evt. kritik af en medarbejder forelægges kontaktpersonen, som har ansvaret for at gå videre med sagen. Det er vigtigt, at alle holder en god tone overfor hinanden. Samtidig er det i orden at interessere sig  i andres arbejde, hvis det sker ud fra en positiv interesse og et ønske om at medvirke til en god udvikling af vores samlede arbejdsplads.
Hvordan får medarbejderne indflydelse?
Medarbejdernes holdning til de sager, som menighedsrådet behandler fremføres af den valgte repræsentant eller kontaktpersonen. Forud for menighedsrådsmøderne er det derfor vigtigt, at medarbejderne er orienteret om dagsordenen og dennes indhold, så de kan give repræsentanten deres holdning med til mødet. Når en beslutning er truffet, er vi enige om, at så gennemføres den uden yderligere diskussion og kritik. Principielle og større sager som vedrører medarbejderne skal forelægges medarbejderne til udtalelse på et medarbejdermøde, ligesom menighedsrådet vil trække på medarbejdernes sagkundskab i konkrete sager herunder f.eks.ved budgetlægningen. Hvordan vil vi holde fast på vore medarbejdere? Vi vil hele tiden søge at sikre, at arbejdet giver den enkelte ansvar, udfordring og tilfredsstillelse, og at den enkelte føler sig værdsat. Arbejdet skal søges planlagt, således at fare for stress minimeres. Vi ønsker, at der er et godt socialt fællesskab på arbejdspladsen, og menighedsrådet vil støtte aktiviteter, som fremmer dette. Vi vil gerne fastholde ældre velfungerende medarbejdere.  (Der vil derfor være mulighed for, at arbejdet tilrettelægges under hensyntagen til den ældres situation f.eks. i form af nedsat arbejdstid mod tilsvarende reduktion i løn, men bevaring af pension eller lign.
Vi vil gerne, at kirkens udadvendte ”produkter”, såsom hjemmeside, kirkeblad, koncert- og andre aktiviteter, kirkens vedligeholdelse, kirkegård, og graverboligen er præsentable, smukke og flotte og signalerer høj grad af professionalisme.
Vi ønsker også, at kirken ledes, således at der er en sund økonomi, og at der foretages en synlig langtidsplanlægning og prioritering.

4. Arbejdsmiljø

Menighedsrådet ønsker et sikkert og sundt arbejdsmiljø i overensstemmelse med den tekniske og sociale udvikling i samfundet med et arbejdsmiljø, der forhindrer arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser. Alle medarbejdere er forpligtede til selv aktivt at medvirke hertil.
Medvirkende hertil er en aktiv arbejdspladsvurdering, som udarbejdes i henhold til reglerne herom i samarbejde med medarbejderne og revideres mindst hvert 2 år. Sikkerhedsarbejdet udføres med kontaktpersonen som sikkerhedsansvarlig i samarbejde med alle medarbejdere. Der tilbydes krisehjælp til medarbejdere, der har været udsat for stærke dramatiske og chokerende hændelser, herunder vold, dødsfald eller ulykker.

5. Medarbejdernes pligter

Alle medarbejdere har, jfr. ovenstående, pligter på en række områder. Det gælder f.eks. ud over at udføre sit arbejde dygtigt og samvittighedsfuldt, forpligtelse til at samarbejde, at aktivt deltage i at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø, og at være loyal over for trufne beslutninger m.fl. Medarbejdere har tavshedspligt om forhold, som de under deres arbejde får kendskab til, og som ifølge sagens natur er påkrævet eller pålagt. Dette gælder også overfor kolleger, som ikke i kraft af deres eget arbejdsområde har brug for oplysningerne. Denne pligt ophører aldrig, heller ikke ved afsked.
Sygdom eller barns første/anden sygedag meddeles hurtigst muligt til kontaktpersonen, nærmeste leder eller på kontoret. Der skal gives besked om, hvilke arbejdsopgaver, som andre nødvendigvis må tage sig af. Raskmelding gives på samme vis. Efter aftale kan evt. starte på nedsat tid. Hvis kontaktpersonen skønner det hensigtsmæssigt skal medarbejderen i samarbejde med kontaktpersonen udarbejde første del af en mulighedserklæring. Her beskrives medarbejderens muligheder for at udføre visse arbejdsfunktioner. Denne del suppleres med anden del af mulighedserklæringen af medarbejderens læge, som efter en samtale med medarbejderen beskriver lægens vurdering af, hvor længe arbejdet skal tilpasses og om helt eller delvist fravær anses for påkrævet. Udgifterne herved dækkes af St. Magleby Kirke.
Langvarig eller kronisk sygdom der kan medføre øget fravær skal oplyses til kontaktpersonen, som efter aftale kan søge, at der indgås en § 28 aftale jfr. sygedagpengeloven.